Tietotuojakäytäntö

Rekisteri- ja tietosuojaseloste, laadittu 14.9.2021, päivitetty 10.10.2022

Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa EduTec Oy:ssä (jäljempänä EduTec) säätelevät Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, ”GDPR”), tietosuoja-asetusta täydentävä Suomen tietosuojalaki (1050/2018), sekä laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

EduTecin toiminta on monipuolista ja yritys käsittelee henkilötietoja useilla tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain oikeusperusteilla: rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöön paneminen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, lakisääteinen velvollisuus, yleistä etua koskeva tehtävä ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan tietoja, joista yksittäinen käyttäjä on tunnistettavissa. EduTec voi kerätä myös ei-henkilökohtaisia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäistä henkilöä. EduTec voi myös luoda ei-henkilökohtaisia tietoja poistamalla sellaisen osan henkilötiedosta, josta yksittäinen henkilö on tunnistettavissa.

EduTecin eri yhteyksissä käsittelemiä tietoja voivat olla esimerkiksi henkilön yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus), yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), tiedot työnantajasta ja työsuhteesta, tiedot työhistoriasta (ammatti, toimiala, yritystoiminta), käsitykset työelämästä sekä työyhteisöstä tai työpaikasta.

Henkilötietojen käsittely

EduTec kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat relevantteja tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. EduTec ei kerää verkkosivustollaan henkilötietoja, eikä käytä evästeitä (cookie).

EduTec on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta ((EU) 2016/679), Suomen tietosuojalakia sekä muita toimintaansa sovellettavia lakeja ja muita asetuksia ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. EduTecin henkilöstö on velvoitettu pitämään kaikki henkilötiedot ehdottoman luottamuksellisina.

Tietoja käsitellään EduTecin oikeutettuun etuun, käyttäjän erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai asiakassuhteeseen perustuen. Tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon sekä asiakassuhteen muuhun hoitamiseen ja hallinnointiin.

EduTec rekisteröi vain toiminnalleen välttämättömiä asiakasyritysten ja yksityishenkilöiden yhteys- ja henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

EduTecin asiakkaista voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• yrityksen nimi, y-tunnus, henkilön nimi, asema, yhteystiedot
• verkkosivun osoite
• laskutustiedot
• tiedot työ- ja koulutushistoriasta
• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

Henkilötietoina voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

EduTec ei käytä evästeitä tai kerää tietoa edutec.fi verkkosivuilla vierailevista. Edutec.fi verkkosivusto sisältää linkkejä erilaisiin palveluihin (esim. Facebook, TE-Palvelut, ELY-keskus), jotka toimivat oman tietosuojakäytäntönsä puitteissa ja saattavat kerätä ja analysoida mm. verkkosivujen kävijätietoja.

Tietojen luovuttaminen, siirtäminen ja poistaminen

EduTec ei julkaise käyttäjien henkilötietoja verkkopalveluissa. Verkkopalveluiden käyttäjä voi itse tehdä julkiseksi tietoja itsestään myös muille käyttäjille verkkopalveluiden käyttöön, kuten jättämällä kommentteja verkkopalveluiden sisällä tai käyttämällä nimesi verkkopalveluiden käyttäjänimenä/nimimerkkinä. EduTec ei vastaa sellaisten tietojen tietosuojasta, jotka käyttäjä päättää itse tuoda julki verkkopalveluiden sisällä.

EduTec ei luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointi-, markkinointitutkimus-, kysely- tai tietokantatarkoituksia varten ilman hyväksyntääsi. Henkilötietoja voidaan käyttää EduTecin palveluiden sähköpostimarkkinointiin.

EduTec voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tällaiset sopimukset koskevat tyypillisesti esimerkiksi kirjanpitoa, palkanlaskentaa tai joitakin EduTecin tarjoamia palveluita.

EduTec voi luovuttaa henkilötietoja mahdollisen yrityskaupan tai liiketoimintakaupan yhteydessä, jossa EduTec tai sen liiketoiminta tai näiden osa myydään tietojen vastaanottajalle.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirrettäisiin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistetaan henkilötietojen käsittelyn turvallisuus ja asianmukaisuus sopimuksella, jossa on huomioitu tietosuoja-asetuksen mukaiset Euroopan Unionin komission vakiosopimuslausekkeet, tai muita asianmukaisia suojatoimia soveltaen.

EduTec ei ole vastuussa kolmansien osapuolten toimista (mukaan lukien ihmiset, yhtiöt ja palvelut), kolmansien osapuolten nettisivustojen sisällöstä, käyttäjän kolmansille osapuolille antamien tietojen käyttämisestä, tai mistään muista tuotteista tai palveluista, joita kolmannet osapuolet voivat tarjota, vaikka tällainen palvelu olisi kytketty EduTecin verkkopalveluihin kuten esimerkiksi sosiaalisten medioiden viestipalvelut.

Säilytämme käyttäjän henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä määritellyt käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin, kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietojen suojaaminen

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu EduTecin tietoturvapolitiikan mukaisesti asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen käsittelyltä. Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sähköisessä muodossa olevat rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla, pääsynvalvonnalla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työntekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötietoja koskeva salassapitositoumus. Järjestelmät sijaitsevat lukitussa tilassa EU talousalueella, johon on asiattomilta pääsy estetty.

Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.

Käyttäjän oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa häntä koskevat EduTecin rekisterissä olevat tiedot. Kun käyttäjä haluaa käyttää tarkistusoikeuttaan, tulee hänen lähettää pyyntö osoitteeseen info(a)edutec.fi. Käyttäjällä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikäli tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. EduTec tekee edellä mainittuja toimenpiteitä myös omasta aloitteestaan. Käyttäjällä on myös oikeus tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai pyytää henkilötietojensa siirtoa toiseen järjestelmään.

Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta EduTecin mainossähköposteja noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita postitus-listalta poistamiseksesi. Mikäli päätät olla vastaanottamatta mainossähköposteja, EduTec voi edelleen lähettää sinulle ei-mainonnallisia asiakasviestejä, kuten sähköposteja koskien EduTecin liiketoimintaa.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

EduTecillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi palvelujemme parantamisen ja kehittymisen vuoksi tai lainsäädännön muutosten vuoksi.

Rekisterinpitäjä

EduTec Oy (3227343-3), Valimokatu 2, 78870 VARKAUS, info (a) edutec.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Harri Kilpeläinen
harri.kilpelainen (a) edutec.fi
040 539 6885

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Harri Kilpeläinen
harri.kilpelainen (@) edutec.fi
040 539 6885